Sistemas Administrativos: Unidad 5

SISTEMAS APLICADOS

Objetivo del aprendizaje:
Analizar los distintos sistemas operativos (abastecimiento, conversión, ventas y finanzas) como sistemas de flujo de recursos materiales y de información. Ver la articulación entre los sistemas de planeamiento y control a partir de la información acerca de la gestión de la organización.

Temas a desarrollar:

Finalidad de los sistemas de operativos e importancia de la información como base de la contabilidad y del control de la gestión.
Subsistemas funcionales: abastecimiento, personal, conversión, ventas y finanzas.
Subsistemas directivos: planeamiento y presupuesto, contabilidad e información gerencial.
Metodología de diseño. Impacto de la tecnología informática

Mapa conceptual:

Presentaciones de clase:

Sistemas Administrativos

Sistemas de Abastecimiento

Sistemas de Ventas

Sistemas de Administración de Personal

Sistemas de Planeamiento y Control de Gestión

Ejercicios:

5.1. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS

5.1.1. CASO: "PERTEANDO"

PERTEANDO S.R.L. lo contrató como consultor y el cuadro que presentamos más abajo corresponde a la programación que usted realizó para analizar los sistemas administrativos de dicha empresa.

TAREA	DESCRIPCIÓN	DURACIÓN
0-1	Encuestas	4
0-2	Entrevistas	10
2-3	Consistencia de datos	3
3-4	Diagnóstico propuesto	6
4-5	Desarrollo de manuales y formularios	14
4-6	Prueba piloto	4
4-7	Fijación de plazos y responsables	6
6-8	Asignación de recursos	2
8-9	Lanzamiento en paralelo	15
9-10	Seguimiento de control	15
10-11	Evaluación	3

Nota:

La tarea 0-1 es requisito de la 2-3
Las tareas 4-5 y 4-7 son requisito de la 6-8

CONSIGNA:

1. Confeccione el diagrama PERT correspondiente

2. Señale el camino crítico

5.2. SUBSISTEMA DE ABASTECIMIENTO

5.2.1. CASO: "INDUSTRIALISIMA S.A."

1. En Fábrica, tomando como base la orden de producción, se emite el pedido de materiales por duplicado y se envían ambos a Almacenes. Se archiva la orden de producción, por día.

2. En Almacenes el operador ingresa a la terminal y consulta el archivo de stock, para ver si hay existencia.

3. En caso negativo, ingresa el pedido y emite la Solicitud de Compra por duplicado. Envía al original a Compras y archiva en forma provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se remite también el duplicado del pedido de materiales con el sello "En trámite de compras" a Fábrica.

4. Compras, tomando como base el original de la Solicitud de Compras, inicia el trámite de compras ingresando al archivo de proveedores por la terminal y emite el pedido de cotización. Envía una copia a cada proveedor.

5. Adjunta el pedido de cotización original a la Solicitud de Compras original, arma el legajo de compra en espera de la cotización. Se archiva en forma provisoria, por Nro. de SC.

6. Compras recibe las cotizaciones y las compara, anotando en cada una el motivo de la aceptación o rechazo. Accede al archivo de compras pendientes por la terminal e indica el proveedor asignado. Emite la Orden de Compra por cuadruplicado y distribuye el original para el proveedor, el duplicado para Contabilidad y el triplicado para Recepción.

7. Adjunta el cuadruplicado de la Orden de Compra al legajo, el cual lo conserva en el sector.

8. Recepción recibe el triplicado de la Orden de Compra y la archiva transitoriamente a la espera de la recepción de la mercadería.

9. Contabilidad recibe el duplicado de la Orden de Compra y la archiva transitoriamente a la espera de la recepción del Remito.

10. Recepción recibe la mercadería, la controla y da el conforme.

11. Archiva definitivamente el triplicado de la Orden de Compra y devuelve el Remito original al proveedor. Confecciona el Parte de Recepción por triplicado, tomando como base el duplicado del Remito. Envía el original y el duplicado a Almacenes y el triplicado a Compras.

12. Compras ingresa al archivo de compras pendientes por la terminal y da de baja a la que corresponda, en base al triplicado del Parte de Recepción.

13. Almacenes controla el Remito con el duplicado del Parte de Recepción, lo firma y lo entrega a Recepción como constancia de cumplimiento de ese sector. Controla la mercadería recibida con el duplicado de la Solicitud de Compra y el original del Parte de Recepción. Envía a Contabilidad el duplicado del Remito y a Recepción el duplicado del Parte de Recepción.

14. Accede al archivo de stock por la terminal y lo actualiza, en base al Parte de Recepción. Archiva el pedido de materiales recibido anteriormente y la Solicitud de Compra junto al Parte de Recepción original, por tipo de mercadería.

15. Recepción recibe el duplicado del Parte de Recepción y lo archiva definitivamente por número de parte.

16. Contabilidad recibe el duplicado del Remito y lo adjunta al duplicado de la Orden de Compra.

CONSIGNA:

Confeccione el Diagrama de Bloque o Global del procedimiento descripto.

5.2.2. CASO: "PROVIDER S.A."

1. Al detectar la falta de existencias de mercaderías, Almacenes emite una solicitud de compra por duplicado, el original se envía a compras y el duplicado se archiva transitoriamente.

2. Compras basándose en la solicitud de compra, emite una orden de compra por triplicado, envía el original al proveedor, el duplicado a Recepción y el triplicado se archiva transitoriamente junto con la solicitud de compra.

3. En Recepción se archiva transitoriamente el duplicado de la orden de compra a la espera de la llegada de las mercaderías.

4. Recepción recibe las mercaderías acompañadas por el original y copia del remito. El personal controla las mercaderías con el remito y la orden de compra:

5. Si el control es satisfactorio, se firma el duplicado del remito y lo devuelve al proveedor, luego se coloca un sello de "aceptado" al original del mismo y se lo envía a compras junto con el duplicado de la orden de compra.

6. Si el control no es satisfactorio se devuelven los remitos junto con la mercadería.

7. Compras conforma el duplicado de la orden de compra y lo envía junto con el remito a Almacenes, además archiva definitivamente el triplicado de la orden de compra con el original de la solicitud de compra.

8. En Almacenes se controla las mercaderías recibidas con los soportes correspondientes, luego archiva definitivamente la solicitud de compra (duplicado) y envía el remito (previa firma de conformidad) y la orden de compra (copia) a contaduría.

9. Contaduría con la documentación recibida realiza la correspondiente registración contable.

CONSIGNAS

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión.

2. Enuncie las normas de control interno que no se cumplen. Justifique.

3. Mencionar qué información gerencia! se genera indicando de qué soportes es obtenida y a quién está dirigida.

5.3. SUBSISTEMA DE CONVERSIÓN

5.3.1. CASO: "AFILÍATE AFJP"

Se trata de una empresa del rubro de Administración de Fondos de Jubilaciones y Pensiones. Como Analista de Organización de la empresa se le ha encargado la confección del procedimiento de Afiliación de nuevos trabajadores a la A.F.J.P. Como resultado del relevamiento efectuado obtuvo la siguiente información:

1. La Sucursal y/o el Promotor efectúan la afiliación de nuevos trabajadores a Afilíate A.F.J.P., completando la Solicitud de Afiliación en original y dos copias, entregando la copia 2 al nuevo Afiliado. Remite el lote de Solicitudes de Afiliación suscriptas, compuestas por el original y la copia 1, a Producción.

2. Producción folia las Solicitudes de Afiliación recibidas y las clasifica por área geográfica. Confecciona por lotes la Orden de Digitación en original y dos copias, detallando la cantidad de solicitudes a remitir. Remite las Solicitudes de Afiliación adjuntando la Orden de Digitación a Sistemas. En ambos casos se envía con todos sus ejemplares.

3. Sistemas acusa recibo en la copia 2 de la Orden de Digitación y la devuelve a Producción. Dígita el contenido de las Solicitudes de Afiliación, ingresándolas al sistema informático. Queda a la espera de la culminación del proceso respectivo por computación.

4. Una vez finalizado el proceso respectivo, coloca el sello PROCESADO en la copia 1 de la Orden de Digitación. Emite el Listado de Errores de Afiliación. Remite a Producción dicho Listado, la copia 1 de la Orden de Digitación y las Solicitudes de Afiliación procesadas. Archiva el original de la Orden de Digitación.

5. Producción destruye la copia 2 de la Solicitud de Digitación devuelta con anterioridad y archiva la copia 1. Del Listado de Errores de Afiliación surgen las Solicitudes de Afiliación con errores, con lo cual procede a separarlas del lote y les coloca el sello RECHAZADA. Archiva las mismas durante 6 meses, destruyéndolas luego. Comunica por carta al trabajador el error en la Solicitud para que complete una nueva. Con relación a las Solicitudes de Afiliación aceptadas, firma las mismas el Jefe del sector y las archiva transitoriamente por número de folio. Archiva definitivamente el Listado de Errores de Afiliación.

6. Genera soporte magnético conteniendo las Solicitudes de Afiliación aceptadas y lo remite a la AFIP.

7. A los 5 días la AFIP devuelve dicho soporte con las afiliaciones confirmadas.

8. Producción procesa el soporte magnético y emite el Listado de Afiliaciones Aceptadas y Rechazadas. Identifica las Solicitudes de Afiliación rechazadas y las aceptadas. Con las primeras efectúa un procedimiento similar al de los errores de aplicación (ver pto. 5). Remite el Listado de Afiliaciones Aceptadas y Rechazadas a la Gcia. Comercial. Ingresa las Solicitudes aceptadas al Sistema de Afiliados, creando así las Cuentas Individuales.

9. Emite y envía cartas notificando a los Afiliados la aceptación o rechazo de la afiliación y a los empleadores la afiliación de sus trabajadores.

10. Efectúa la microfilmación de las Solicitudes de Afiliación aprobadas.

11. Archivará el original de las Solicitudes de Afiliación por número de Cuenta Individual.

CONSIGNA:

Confeccione el Cursograma del procedimiento descripto.

5.3.2. CASO: "PRODUCAR S.R.L."

1. El sector de Planeamiento una vez que recibe del departamento de Ventas el pronóstico de ventas semanal (original), emite el programa de producción semanal en original y copia, en este se establece según las características de los productos a elaborar, las materias primas y los insumos necesarios así como los tiempos que debe insumir el proceso productivo. El original del programa de producción semanal será enviado a Producción mientras que el duplicado junto con el pronóstico de ventas se archivan transitoriamente.

2. Producción recibe la documentación correspondiente y en base a ella emite el pedido de materiales en original y copia, el original lo envía a Almacenes mientras que el duplicado junto con el original del programa de producción semanal lo archiva transitoriamente a la espera del ingreso de los insumos necesarios para comenzar el proceso productivo.

3. En el sector Almacenes los empleados controlan el pedido de materiales con la existencia de materia primas:

Si el control es satisfactorio envía los insumos junto con el pedido de materiales sellado a Producción.

Si el control no es satisfactorio realiza el proceso correspondiente.

4. Producción recibe los materiales, los controla contra el original y la copia del pedido de materiales, conforma el original y lo envía a Almacenes quién lo archiva definitivamente y el duplicado lo archiva definitivamente.

5. Culminado el proceso productivo, Producción envía los productos terminados junto con el programa de producción semanal, incluyendo en el mismo formulario el tiempo real insumido en la fabricación de los artículos, la cantidad de artículos dañados y la firma del responsable del departamento (original) al Depósito.

6. Depósito asienta en ficha de stock el ingreso de la mercadería y emite un comprobante de resumen de entrada por triplicado. El original lo envía a Contabilidad Costos, el duplicado junto con el programa de producción semanal (previa conformidad) lo envía a Planeamiento y el triplicado lo archiva definitivamente.

7. Contabilidad Costos valúa la mercadería, asienta en ficha de stock valorizada y archiva definitivamente el comprobante resumen de entrada.

8. Planeamiento firma el programa de producción original y lo envía a Producción quién lo archiva definitivamente. Finalmente éste sector (Planeamiento) archiva definitivamente toda la documentación restante.

CONSIGNA:

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión.

2. Enuncie las normas de control interno que se cumplen. Justifique.

3. Mencionar qué información gerencial se genera indicando de qué soportes es obtenida y a quién está dirigida.

5.4. SUBSISTEMA DE VENTAS

5.4.1. CASO: "VIDEOCLUB MARCELO"

Este videoclub está ubicado en el barrio de Barracas y su dueño es un joven de 23 años llamado Marcelo. Cuenta actualmente con 150 socios. Sus procedimientos aún son simples, ya que sigue operando de la misma forma que cuando comenzó su actividad, o sea de la siguiente manera:

Marcelo recibe personalmente los pedidos de los Clientes. Verifica que sea o no socio. Si el Cliente no es socio del videoclub, le explica el servicio que brinda y los precios de los alquileres. Si está conforme lo asocia, para lo cual procede a abrirle una Ficha Personal que incluye los siguientes datos: nombre y apellido, número de documento, domicilio, teléfono y además le pide una fotocopia de algún comprobante de pago de servicios públicos a su nombre (luz, teléfono, agua, etc.). Finalmente le otorga un número de socio, con el cual el Cliente pasará a identificarse de allí en adelante. La ficha se archiva transitoriamente por código.

Si se trata de un socio del videoclub, Marcelo ubica su Ficha Personal. Verifica si la película se encuentra en existencia. De no encontrarse, comunica al Cliente y anota en un cuaderno que cumple la función de "archivo de pedidos pendientes", de acuerdo a un orden de prioridades como por ejemplo: film más pedido, film de reciente aparición, género más pedido, etc.

Si la película se encuentra en existencia verifica si se encuentra reservada. De encontrarse disponible anota en la Ficha Personal el número de película y la fecha de retiro o reserva, y en la Ficha individual de la película el movimiento de la misma.

Emite Factura por duplicado y efectúa la cobranza, entregando al Cliente el original de la misma y el film. Archiva transitoriamente el duplicado de la Factura.

Al final del día efectúa el control entre el dinero en caja y las facturas emitidas. Registra en el Libro Diario de ingresos y egresos, conservando las facturas para la revisión del Contador, las cuales son archivadas en forma definitiva.

CONSIGNA:

Confeccione el Cursograma del procedimiento descripto.

5.4.2. CASO: "VENDER S.R.L."

Una vez recibida una orden de compra por fax o correo electrónico por parte del cliente, el encargado del sector Ventas consulta por pantalla el saldo de la cuenta del cliente:

- Si existe deuda anterior, el encargado del sector informa vía telefónica al cliente la imposibilidad de realizar la operación hasta que el mismo no regularice su situación

- Si no existe deuda anterior ingresa los datos del cliente, descripción de la compra y forma de pago al sistema y emite una nota de pedido, el original lo envía a Almacenes y el duplicado a Distribución.

Almacenes consulta por pantalla la existencia de las mercaderías solicitadas, prepara el pedido y lo envía junto con el remito por cuadriplicado al sector Distribución, además archiva transitoriamente la nota de pedido original.

Distribución recibe la mercadería y la chequea con el remito y el duplicado de la nota de pedido, estando todo correcto conforma el triplicado del remito y lo devuelve a Almacenes quién lo archiva definitivamente junto con la nota de pedido en original. Luego Distribución registra en el libro de salidas, la fecha y la hora en que la mercadería es enviada al cliente junto con el remito (original y duplicado) y envía el cuadriplicado del remito a Facturación quién lo archiva transitoriamente.

El cliente conforma el remito original y lo devuelve a Facturación.

Facturación con el remito conformado consulta la lista de precios y emite factura en original y copia, el original lo envía por correo al cliente, el duplicado junto con el remito conformado (original) lo envía a Contaduría y el cuadriplicado del remito luego de ser firmado por el jefe del sector lo devuelve a distribución quién lo archiva definitivamente junto con el duplicado de la nota de pedido.

Contaduría realiza la correspondiente registración contable.

CONSIGNA:

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión.

2. Enuncie las normas de control interno que se cumplen. Justifique.

3. Mencionar qué información gerencial se genera indicando de qué soportes es obtenida y a quién está dirigida.

5.5. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

5.5.1. CASO: "SAC S.R.L."

1. El departamento de Personal recibe de cada uno de los sectores de la organización un informe que contiene información acerca de la asistencia, licencias, permisos especiales y horas extras del personal.

2. Consulta por pantalla si la información suministrada por cada sector es coincidente con el sistema de tarjetas magnéticas de asistencia:

Si la información es coincidente envía el informe a Liquidaciones.

En caso contrario coloca sello de "ANULADO" al informe y lo devuelve al sector correspondiente.

3. Carlos Sac de Liquidaciones con la información recibida de Personal y la información obtenida del legajo personal de cada del empleado (asignaciones familiares, sindicato, obra social, etc.) emite la correspondiente planilla de liquidación de haberes (por duplicado) y recibos de sueldo por duplicado.

4. Luego, Marta Sac (Liquidaciones) controla las planillas con los recibos, siendo todo correcto conforma ambas planillas y devuelve toda la documentación a su hermano.

5. Carlos ingresa datos correspondientes a cargas sociales y aportes patronales al sistema provisto por la A.F.I.P. e imprime la correspondiente declaración jurada por duplicado. Luego archiva definitivamente la planilla de liquidación de sueldos (duplicado) junto con el informe y envía toda la documentación restante a Cuentas a Pagar.

6. Cuentas a Pagar consulta la declaración jurada ante la A.F.I.P.:

Si tiene saldo a favor: emite una orden de pago por duplicado por el monto de la suma de los recibos de sueldos, presenta la declaración jurada ante la A.F.I.P. (original y copia), archiva definitivamente el duplicado de la orden de pago y envía el resto de la documentación a Contaduría.

Si no tiene saldo a favor: emite una orden de pago por duplicado por el monto de la suma de los recibos de sueldos más el monto correspondiente a la declaración jurada, envía la declaración jurada a la A.F.I.P. (original y copia), archiva definitivamente el duplicado de la orden de pago y envía el resto de la documentación a Contaduría.

7. Contaduría recibe de la A.F.I.P. la copia de la declaración jurada conformada, asienta la correspondiente información en el Libro Sueldos y Jornales y luego realiza la correspondiente registración contable.

CONSIGNA:

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión.

2. Enuncie las normas de control interno que no se cumplen. Justifique.

3. Mencionar qué información gerencial se genera indicando de qué soportes es obtenida y a quién está dirigida.

5.6. SUBSISTEMA FINANCIERO

5.6.1. CASO: "PAGANDOYA S.R.L."

1. Contabilidad recibe de Compras el duplicado de la Orden de Compra y de Recepción el original del Informe de Recepción y el Remito conformado.

2. Recibe del proveedor el original de la Factura.

3. Contabilidad realiza el control de la Factura, el Remito, el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

4. Confecciona la Orden de Pago por triplicado. Remite a Tesorería los dos primeros ejemplares de la Orden y archiva la última copia. Envía a la Gerencia Administrativa el resto de la documentación (legajo: duplicado de la Orden de Compra y originales del Informe de Recepción, del Remito y de la Factura).

5. Tesorería prepara el cheque de pago al proveedor, colocándole la primera firma y lo envía a la Gerencia Administrativa junto con el duplicado de la Orden de Pago. Archiva el original de la Orden de Pago.

6. La Gerencia Administrativa controla la documentación (legajo) con el cheque y el duplicado de la Orden de pago. Inutiliza la documentación con un sello de PAGADO para evitar una nueva presentación.

7. Coloca la segunda firma al cheque y lo pasa a Secretaría de Gerencia. Envía la documentación (legajo y duplicado de la Orden de Pago) a Contabilidad.

8. Secretaría de Gerencia envía el cheque al proveedor.

9. El proveedor emite el Recibo y entrega el original en Contabilidad.

10. Contabilidad controla la documentación (legajo y duplicado y triplicado de la Orden de Pago) con el Recibo y la archiva definitivamente. Registra contablemente el pago.

CONSIGNA:

Confeccione el Diagrama de Interdependencia Sectorial del procedimiento descripto.

5.6.2. CASO: "ABONAR S.A."

1. Cuentas a Pagar recibe la orden de compra (duplicado) y el remito conformado por el sector que solicitó las mercaderías y los archiva transitoriamente a la espera de la factura del proveedor.

2. Cuando Cuentas a Pagar recibe la factura del proveedor, controla la misma con la orden de compra y el remito, verificando que coincida el material, precio, cantidad y condiciones de pago. Luego arma un legajo con los comprobantes recibidos y consulta por pantalla la existencia de anticipos al proveedor.

3. Controla dicha existencia contra el legajo:

Si existen anticipos procederá a su descuento para más tarde realizar la emisión de la orden de pago en original y dos copias.

Si no existen anticipos, automáticamente emitirá la orden de pago en original y dos copias.

4. El sector Cuentas a Pagar envía a tesorería el legajo junto con el original y el duplicado de la orden de pago mientras que archiva transitoriamente el triplicado.

5. Tesorería controla los comprobantes recibidos, emite y conforma el cheque. Luego archiva transitoriamente el duplicado de la orden de pago.

6. Tesorería entrega el cheque al proveedor y luego de ser obtenido el respectivo recibo, cancela la factura del proveedor con el sello de pagado y envía a Contaduría el legajo, el original de la orden de pago y el recibo para que realice la correspondiente registración contable. También iniciala el duplicado de la orden de pago como muestra de conformidad y lo envía a Cuentas a pagar quién lo archiva definitivamente y destruye el triplicado de la orden de pago.

CONSIGNA:

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión.

2. Enuncie las normas de control interno que no se cumplen. Justifique.

3. Mencionar qué información gerencial se genera indicando de qué soportes es obtenida y a quién está dirigida.

5.6.3. CASO: "EL COBRADOR S.A."

1. Cobranzas dispone de los legajos de los clientes cuyas deudas vencen dentro de la próxima semana. Cada legajo contiene el Remito conformado por el cliente y la Factura pendiente de cobro.

2. En el sector se controlan diariamente estos comprobantes y se confecciona un listado de cobranzas por duplicado que se entregará al cobrador con las Facturas y Remitos correspondientes.

3. El Cobrador firma el duplicado del listado de cobranzas como constancia de haberlo recibido y lo entrega en Cobranzas donde queda demorado.

4. El Cobrador recibe los valores que le entrega el cliente y confecciona el Recibo por cuadruplicado y entrega el original al cliente. Al final del día se presenta en Tesorería donde entrega los valores recibidos, las copias de los Recibos con las Facturas y los Remitos correspondientes a los cobros efectuados y el listado de cobranzas.

5. Tesorería controla el listado de cobranzas con los valores, los Recibos, Facturas y Remitos. Devuelve al Cobrador el listado de cobranzas sellado y firmado y se guarda el cuadruplicado de los Recibos.

6. El Cobrador entrega en el sector Cobranzas el listado de cobranzas sellado y firmado, acompañado de los Recibos duplicados y triplicados, y de las Facturas y Remitos.

7. En Cobranzas se controla el duplicado de los Recibos con el listado de cobranzas sellado por Tesorería y entrega al cobrador el Recibo triplicado visado por el sector y el listado de cobranzas duplicado. Archiva el listado de cobranzas. Envía los Recibos a Contabilidad para su posterior registración, junto a los legajos con Facturas y Remitos para su archivo.

8. El Cobrador destruye el listado de cobranzas duplicado y archiva los triplicados de Recibos por orden correlativo.

9. Al finalizar el día, en Tesorería se confecciona una planilla de caja diaria por duplicado tomando como base los valores recibidos y los cuadruplicados de los Recibos que luego archiva definitivamente como constancia de los valores recibidos. Los valores son depositados en el banco con una boleta de depósito. Cuando se recibe la copia de la boleta de depósito como constancia del depósito, se envía a Contabilidad junto con la planilla de caja original y duplicado.

10. En Contabilidad se recibe la planilla diaria de caja y la boleta de depósito y se controlan con el legajo y el Recibo que estaban en espera. Se firma la copia de la planilla diaria de caja y se devuelve a Tesorería donde se archiva definitivamente.

11. Se efectúa la registración contable en los subdiarios correspondientes y se archivan definitivamente los comprobantes.

CONSIGNA:

Confeccione el Diagrama de Flujo del procedimiento, de acuerdo a la metodología de diseño estructurado.

5.6.4. CASO: "RECIBO S.R.L."

1. Cobranzas emite la cuota social de sus afiliados por duplicado, y archiva transitoriamente el duplicado de la cuota.

2. Consulta por pantalla si existen cuotas sociales pendientes de pago:

En caso que exista una deuda (cuota atrasada) se imprime un acta de deuda que, se adjunta a la cuota del corriente mes y se envía al afiliado

En caso contrario se envía al afiliado el original de la cuota.

3. Cuando Cobranzas recibe el cheque del afiliado:

Ingresa al sistema el número de afiliado, el número de cheque, el banco, el importe y la fecha.

Emite el recibo por duplicado entregándole a éste el original del mismo.

4. Teniendo en cuenta todos los duplicados de las cuotas sociales y de los recibos de la operatoria del día, se confecciona la planilla de resumen de cobranzas (diaria) por duplicado que se envía junto con los cheques a Tesorería. Los duplicados (cuota social y recibo) son enviados a Contaduría.

5. Tesorería realiza el control de la planilla con los cheques y si es correcto archiva definitivamente el original de la planilla de resumen de cobranzas y firma su duplicado y lo envía a Cobranzas. Los cheques, previa colocación de una leyenda que restrinja su utilización, son depositados en cuenta corriente del Banco "Poca Plata" S.A.

6. Contaduría realiza la registración contable basándose en los duplicados de las cuotas y recibos.

7. Una vez recibida del Banco la boleta de depósito, asienta la misma en el libro bancos y la archiva definitivamente.

8. Cobranzas archiva definitivamente el duplicado conformado de la planilla de resumen de cobranzas.

CONSIGNA:

1. Realice el Diagrama de Bloque o Global, el Intersectorial y el Cursograma del sistema en cuestión

2. Enuncie las normas de control interno que se cumplen. Justifique

3. Mencionar qué información gerencial se genera indicando de qué soportes de obtenida y a quién está dirigida.

5.7. SUBSISTEMA DE PLANEAMIENTO Y CONTROL

5.7.1. CASO: "JOSÉ PRESUPUESTO Y CÍA."

I. COORDINACIÓN Y FIJACIÓN DE TIEMPOS

1. El sector Presupuesto prepara las pautas para la elaboración del Presupuesto Anual de acuerdo con los lineamientos de la Dirección y la Gerencia General. Fija las formalidades para la presentación de los datos y los tiempos en que son requeridos.

2. Informa por escrito a cada una de las áreas involucradas.

II. ELABORACIÓN

3. Comercialización confecciona en tres ejemplares el presupuesto de Ventas y Gastos de Comercialización. El mismo discrimina unidades y precios para cada subperíodo y las condiciones de venta.

Envía el original a Presupuesto y el duplicado a Producción; el triplicado se archiva.

4. Producción sobre la base del Presupuesto de Ventas, elabora el Presupuesto de Producción e Inventarios, desagregado en materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. Se confeccionan tres ejemplares: original para Presupuesto, duplicado para Compras y triplicado para archivo.

5. Todos los sectores preparan el Presupuesto de Inversiones departamentales (construcciones, maquinarias, instalaciones, etc.). El original va a Presupuesto, duplicado a Compras y el triplicado queda archivado.

6. Compras en base al Presupuesto de Producción y a los Presupuestos de Inversiones recibidos elabora los presupuestos de Compras y General de Inversiones. Envía el original a Presupuesto y archiva la copia.

III. RECOPILACION E INTEGRACIÓN DE DATOS

7. El sector Presupuesto analiza la información recibida solicitando, en su caso, información complementaria a los sectores responsables.

8. Confecciona por duplicado los Presupuestos Financiero y Económico y el Balance General Proyectado.

9. Remite la totalidad de los Presupuestos a la Gerencia General.

IV.ANALISIS Y APROBACIÓN

10. Gerencia General analiza los Presupuestos recibidos y solicita, de ser necesario, información complementaria. Confecciona su informe sobre el Presupuesto.

11. Envía los Presupuestos e Informe al Directorio.

12. Directorio pide las aclaraciones y/o rectificaciones que entiende necesarias y luego aprueba el Presupuesto.

13. Los Presupuestos aprobados definitivamente vuelven al sector Presupuesto, quien comunica a todos los Departamentos las rectificaciones que hubiera, a fin de poner en ejecución los Presupuestos aprobados.

CONSIGNA:

Confeccione el Cursograma del procedimiento descripto.

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